Ali Ramezani

Ali Ramezani, Technischer Vorstand

Einer der wichtigsten Schritte und damit eine der Herausforderungen im Zuge der IT-gestützten Prozessoptimierung im Unternehmen ist die nahtlose Anbindung der Finanzbuchhaltung an ein Vorsystem.

Aus dem rein unternehmerischen Blickwinkel betrachtet sollte die Buchführung eher eine sekundäre Bedeutung annehmen, da es sich bei dieser um eine vergangenheitsbezogene Sicht der Dinge handelt und das bereits „Gebuchte“ die Vergangenheit abbildet und i.d.R. nicht mehr zu ändern ist.

In Bezug auf die Dokumentation und Verbuchung der unterschiedlichen Geschäftsvorfälle stellt die ordentliche Buchführung jedoch eine unumgängliche Grundvoraussetzung des Unternehmertums dar.

Aus rein operativer Sicht und vor dem Hintergrund einer für sich autark existierenden Buchhaltungsabteilung sind die buchhalterischen Prozesse mittlerweile durch spezialisierte und zertifizierte Softwarelösungen wie DATEV, SIMBA usw. optimiert und in der Wirtschaft verbreitet und bestens etabliert.

Die Herausforderung ist jedoch Unternehmensprozesse und die daraus resultierenden buchhalterischen Erfordernisse und Abläufe systemisch zu koppeln. Dies ist nicht unproblematisch und stellt meist eine nicht unbedeutende unternehmerische Hürde dar.

Mögliche Konflikt- und Problemszenarien für die IT-gestützte prozessorientierte Integration der Buchhaltung in eine prozessorientierte Systemlösung sind meist:

 

  1. Das Fehlen einer strukturierten Datenerhebung für die Geschäftsabläufe in Bezug auf die Wertschöpfung im Unternehmen:

Beispiel: Oftmals wird in historisch gewachsenen und folglich nicht mehr den neuesten Gegebenheiten angepassten Strukturen gearbeitet. Es gibt keine, oder nur unzureichend klar definierte Prozesse für die Datenerhebung und -verarbeitung.

  1. Fehlende oder nicht passende IT-Lösungen oder Schnittstellen trotz vorhandener Datenerhebungsmechanismen:

Beispiel: oftmals sind Softwarelösungen im Einsatz, die aufgrund der fehlenden Spezialisierung oder einfach mangelnder Qualität nicht im Stande sind die Bedürfnisse des Unternehmens und damit der Mitarbeiter ausreichend abzudecken.

  1. Fehlende kontinuierliche Transparenz, Kontrolle und Optimierung der Unternehmensprozesse:

Beispiel: Es fehlen Parameter im Unternehmen, die eine prozessorientierte Erfolgskontrolle in regelmäßigen Zeitabständen ermöglichen und damit verwertbare Aussagen bezüglich der Notwendigkeit zur Prozessoptimierung bzw. hinsichtlich des Erfolgs eingeleiteter Optimierungsmaßnahmen ermöglichen.

  1. Unterschiedliche semantische Betrachtungs- und Denkweisen in den verschiedenen Unternehmensteilen in Relation zur Buchhaltung

Beispiel: Die Buchhaltung zieht eine klare Linie zwischen unterschiedlichen Mandanten und Gesellschaften, die auch bilanzrechtlich korrekt und notwendig ist. Die übergreifenden Unternehmensprozesse verschmelzen jedoch operativ und eine Trennung bzw. Zuordnung von Kosten und Prozessen ist operativ oft erschwert. Selbst IT-gestützte Verfahren sind oftmals nicht in der Lage eine klare Trennung herbei zu führen.

  1. Detailinformationen und Anwendungsmöglichkeiten in Bezug auf einen eine vorhandenen IT-Infrastruktur bleiben den Mitarbeitern häufig vorenthalten bzw. es bestehen erhebliche Informations- und Schulungsdefizite.

Beispiel: Trotz des Aufbaus einer neuen IT-Landschaft mit korrespondierenden Softwarelösungen sind die Mitarbeiter nur unzureichend geschult und können die Systeme nicht gewinnbringend einsetzen. Das Resultat ist meist Frustration und das Entstehen einer Abwehrhaltung ggü. Innovationen.

Die Lösung dieser Problemstellungen liegt in der unternehmensübergreifenden Implementierung einer geeigneten Prozessmanagementlösung.

Hierbei ist es erforderlich eine redundanzfreie Lösung, wie z.B. TEAM3+ in das Unternehmen oder den Unternehmensverbund zu integrieren und dabei die Verknüpfung von Prozessen mit dem Buchhaltungssystem (z.B. Datev, o.ä.) zu ermöglichen und resultierend eine erhebliche Produktivitätssteigerung auf Gesamtunternehmensebene zu realisieren.

Die Möglichkeit der mandantenbezogenen Datenerhebung im TEAM3+ und die Möglichkeit der mandantenbezogenen Kreditorennummernvergabe stellen dabei Rahmenbedingungen für eine automatische und optional mandantenspezifische Vorkontierung dar. Die Möglichkeit zur Ausgabe als fertiges Buchungsjournal rundet das System ab. Der hieraus resultierende Vorteil aufgrund der systemimmanenten Logik von TEAM3+ ist, dass Nutzer der Softwarelösung ihre gewohnte „projektbezogene“ Arbeitsweise nicht ändern müssen, da eine Definition der Mandanten im System über das Projekt erfolgt. Ein ausgewähltes Projekt ist automatisch an die zugehörigen Mandanten „angedockt“.

Neben der generellen Optimierung aller Unternehmensprozesse erfolgt durch den Einsatz von TEAM3+ eine erhebliche Aufwandsreduzierung im Verwaltungsbereich, da beispielsweise eine Belegerfassung digital über die Software erfolgt und hieraus für das Gesamtunternehmen eine enorme Transparenzsteigerung resultiert.